Nociones básicas sobre canales de denuncia

Tras la introducción de la responsabilidad penal de las personas jurídicas en el Código Penal español, sumado al auge de implementación de Sistemas de Compliance en las empresas privadas (a fin de generar confianza en los mercados y elevar la reputación corporativa), surgió la necesidad de establecer ciertos canales de comunicación/denuncia a través de los cuales se pudiera informar de conductas impropias o delictivas cometidas en el seno de estas empresas.

No obstante, en la práctica existían ciertos aspectos que podían afectar el normal funcionamiento de estos canales de comunicación/denuncia, hasta el punto de hacerlos ineficientes. Asimismo, la regulación de la protección de los denunciantes estaba fragmentada en los distintos ordenamientos jurídicos de los diferentes Estados Miembros de la Unión Europea.

En ese contexto se promulgó la Directiva (UE) 2019/1937 del Parlamento Europeo y del Consejo de 23 de octubre de 2019, cuyo objetivo es imponer “normas mínimas comunes que proporcionen un elevado nivel de protección” a todas aquellas personas que denuncien hechos o sospechas de corrupción o fraudes o infracciones del Derecho de la Unión Europea, sea en entidades públicas o privadas, teniendo en cuenta que en su mayoría las denuncias son efectuadas por personal de la empresa o personas cercanas a la misma.

La Directiva establece los siguientes objetivos fundamentales:

• establecer canales de denuncia internos y/o externos;
• hacer un seguimiento imparcial de las denuncias;
• implementar un sistema real y efectivo de protección de los denunciantes;
• prohibir cualquier represalia contra los denunciantes;
• promover medidas de apoyo y protección frente a represalias;
• respetar la confidencialidad y adecuado tratamiento y registro de datos personales;
• no restringir la posibilidad de denunciar en base a obligaciones contractuales;
• establecer un régimen de sanciones efectivas, proporcionadas y disuasorias; y
• implementar medidas de protección también para las personas denunciadas (derechos de tutela judicial y defensa, acceso al expediente, confidencialidad, reserva de identidad y presunción de inocencia).

Posteriormente, se publica la norma UNE-ISO 37002:2021 sobre Sistemas de Gestión de la Denuncia de Irregularidades de octubre de 2021, cuyas directrices y recomendaciones, claras y ejemplificativas, pueden desarrollarse, en mayor o menor medida, en función de las características específicas de cada empresa (tamaño, actividad, modelo de negocio, etc.), para alcanzar los más altos estándares de calidad internacional.

En virtud de ello, se puede afirmar que los canales de denuncia pueden ser internos o externos, y a su vez verbales, escritos o digitales, así como abiertos, confidenciales o anónimos.

Los métodos más comunes para recibir comunicaciones/denuncias pueden incluir conversaciones personales, líneas telefónicas, informes en línea o digitales, aplicaciones móviles, correo electrónico, correo postal o buzón interno.

Para la externalización, parcial o total, de la gestión de los canales de denuncia, se debe subcontratar a un proveedor especializado que garantice la imparcialidad del tratamiento. Aun así, las empresas deben asegurarse de asignar a alguna persona de la empresa la responsabilidad y autoridad sobre las funciones delegadas externamente.

Ahora bien, aunque actualmente ya se han superado muchos obstáculos en la implementación de los canales de denuncia, lo cierto es que todavía subsisten algunas controversias que generan debate, entre las cuales podemos ejemplificar las siguientes:

• modo de actuar ante un denunciante que realice deliberadamente denuncias falsas;
• complicaciones para investigar y proteger al denunciante y garantizar el derecho de defensa del denunciado en el caso de las denuncias anónimas;
• reconocimiento al denunciante; y
• obligatoriedad de denunciar.

Finalmente, cabe destacarse que, siendo la Directiva (UE) 2019/1937 de obligatoria trasposición para los Estados Miembros, estos deben dictar las disposiciones legales, reglamentarias y administrativas internas necesarias para ordenar la implementación de canales de denuncia. Sin embargo, a día de hoy, solo 16 de los 27 Estados Miembros han traspuesto la norma, a pesar de que el plazo para ello venció el 17 de diciembre de 2021.

España se encuentra entre los 11 Estados Miembros con trasposición pendiente. Recientemente, el pasado 13 de septiembre de 2022 se remitió a las Cortes Generales el Proyecto de Ley reguladora de la protección de las personas que informen sobre infracciones normativas y de lucha contra la corrupción. En caso de aprobarse, sus aportes más novedosos serán:

• la protección al informante se extiende a todas aquellas personas vinculadas con entidades públicas o privadas, aun cuando ya haya finalizado su relación, también a las personas del entorno del informante, así como las personas jurídicas propiedad del informante;
• la regulación de un sistema interno de información, que abarca tanto el canal de recepción de la información, como el Responsable del Sistema y el procedimiento;
• la admisión de la comunicación anónima; y
• la creación de un canal externo cuya gestión corresponde a la Autoridad Independiente de Protección del Informante (A.A.I.),como medio complementario al canal interno de comunicación/denuncia, con garantías de independencia y autonomía para adoptar medidas de protección al informante, tramitar procedimientos e imposición de sanciones, y elaborar recomendaciones y criterios para el adecuado cumplimiento de la ley.

Por último, el Proyecto establece que, con carácter general, las administraciones, organismos, empresas y demás entidades obligadas a contar con un sistema interno de información deberán implantarlo en el plazo máximo de tres meses a partir de su entrada en vigor (considerando el estado actual del Proyecto, quedaría pendiente la fase de enmiendas y deliberación, la aprobación definitiva del Parlamento, la sanción y promulgación por el Rey, y la publicación en el B.O.E., lo que podría llevar aproximadamente cinco meses). Como excepción a lo anterior, las empresas privadas con menos de 249 trabajadores y los municipios de menos de 10.000 habitantes, contarán con un plazo de implementación más amplio, que se establecerá en la propia ley.

La información contenida en la presente nota no debe ser en sí misma considerada como un asesoramiento específico en la materia comentada, sino únicamente una primera aproximación al tema tratado, siendo por tanto aconsejable que los receptores de la presente obtengan asesoramiento profesional sobre su caso concreto antes de adoptar medidas o acciones específicas.